کلیه دانشگاهیان اعم ازاساتید، کارمندان و دانشجویان دانشگاه ها می توانند درثبت نام عتبات دانشگاهیان شرکت نمایند.دانشگاهیان می توانند به صورت فردی و یا در صورت تمایل همسر و فرزندان را نیز به عنوان همراه خود ثبت نام نمایند.
با توجه به تاثیر نرخ ارز بر قیمت تمام شده سفر؛ ممکن است هزینه سفر در طول بازه اعزام تغییرکند. در شرایط فعلی؛ هزینه کاروان های عتبات دانشگاهیان از ایستگاه تهران، برای کاروان های هوایی حدوداً 10.5 تا 11.5 میلیون تومان و زمینی حدود 4.5 تا 5 میلیون تومان خواهد بود، که نرخ هر استان با توجه به دوری و نزدیکی به مرز، متفاوت می باشد.
درجه کاروان دانشگاهیان در سفرهای هوایی، الف و کاروانهای زمینی، ب بوده و با پیگیری های صورت گرفته توسط ستاد عمره و عتبات دانشگاهیان ، جهت مدیریت هزینه های سفر با ارائه خدمات مطلوب و مناسب، صرفا هزینه تمام شده از زائر اخذ می شودکه این مبلغ در مقایسه با کاروان های مشابه و هم درجه کمتر می باشد. همچمنین مدت سفر هفت شب اقامت در شهر های زیارتی کشور عراق خواهد بود.